Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos

1. Partes y definiciones

El CLIENTE es la persona natural o jurídica titular del workspace en la plataforma y actúa como RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales de sus propios leads, contactos, clientes y de las conversaciones de WhatsApp que gestiona en la plataforma (los "Datos del Cliente").

FAN FUSION DIGITAL actúa como ENCARGADO del tratamiento: trata los Datos del Cliente por cuenta de éste y únicamente para prestar el servicio contratado (art. 3, literales d y e, de la Ley 1581 de 2012).

Este acuerdo es el contrato de transmisión previsto en el art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (antes art. 25 del Decreto 1377 de 2013) y complementa los Términos del servicio.

2. Objeto, finalidades y datos tratados

Finalidades encargadas: almacenar y organizar leads y contactos (CRM), recibir y responder mensajes de WhatsApp en el inbox (incluidas respuestas asistidas por IA cuando el Cliente las active), enviar comunicaciones de seguimiento que el Cliente configure, generar diagnósticos e informes, y medir resultados.

Categorías de datos: identificación y contacto (nombre, correo, teléfono, empresa), contenido de conversaciones, historial comercial y preferencias de comunicación. El Cliente se obliga a NO cargar datos sensibles (art. 5 de la Ley 1581) ni datos de niñas, niños y adolescentes salvo que cumpla los requisitos legales especiales.

Fan Fusion no usará los Datos del Cliente para finalidades propias, no los venderá ni los cederá, y no los usará para entrenar modelos de IA de terceros.

3. Obligaciones del Cliente (responsable)

Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de los titulares (arts. 9 y 17 de la Ley 1581), incluida la autorización específica para recibir mensajes por WhatsApp (opt-in), y poder demostrarla cuando la autoridad o Fan Fusion lo pidan.

Informar a los titulares, mediante su propia política de tratamiento y aviso de privacidad, que sus datos serán tratados por un encargado tecnológico.

Atender las consultas y reclamos de sus titulares dentro de los plazos legales (arts. 14 y 15) y dar a Fan Fusion instrucciones lícitas y documentadas.

Cumplir, si le aplica, el registro de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la SIC, y las políticas de mensajería de Meta/WhatsApp.

4. Obligaciones de Fan Fusion (encargado)

Tratar los Datos del Cliente sólo conforme a sus instrucciones y a este acuerdo, y cumplir los deberes del art. 18 de la Ley 1581 de 2012.

Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, cifrado de tokens de integración, control de acceso por roles y aislamiento por workspace, bitácora de auditoría, copias de respaldo y principio de mínimo privilegio.

Garantizar la confidencialidad del personal con acceso a los datos.

Apoyar al Cliente para responder a los titulares: la plataforma permite exportar los datos de un titular y suprimirlos o anonimizarlos a solicitud del Cliente.

Informar al Cliente sin dilaciones indebidas, y en lo posible dentro de las 48 horas siguientes a su conocimiento, cualquier incidente de seguridad que afecte los Datos del Cliente, para que éste reporte a la SIC dentro de los 15 días hábiles previstos en la Circular Única.

5. Subencargados y transmisiones internacionales

El Cliente autoriza el uso de los subencargados listados en la página de Subprocesadores (infraestructura en la nube, correo, Meta/WhatsApp, proveedores de IA activables y pasarelas de pago). Fan Fusion avisará los cambios con al menos 15 días de anticipación y el Cliente podrá oponerse terminando el servicio.

Algunos subencargados están fuera de Colombia. Fan Fusion exige a cada uno obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo, como soporte de la transmisión internacional en los términos del art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

6. Duración, devolución y supresión

El acuerdo dura mientras el Cliente use la plataforma. Al terminar, el Cliente puede exportar sus datos durante 30 días; después Fan Fusion los suprimirá o anonimizará, salvo los que deba conservar por obligación legal (por ejemplo, información de facturación).

El Cliente puede pedir auditorías razonables, con preaviso de 30 días y a su costo, sobre el cumplimiento de este acuerdo.

7. Ley aplicable y aceptación

Este acuerdo se rige por la ley colombiana. La aceptación electrónica desde la plataforma, con registro de versión, fecha, dirección IP y usuario, tiene plena validez (Ley 527 de 1999).

La aceptación es requisito para activar el inbox de WhatsApp y para importar contactos al workspace.